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Q

従業員の経費について

投稿日:2019/07/03 11:53 ID:QA-0085368

相談中

いつも大変お世話になっております。
従業員の経費について、ご相談させてください。

従業員の一人が、経費の領収書を提出する際に明細書を切り取り、合計金額のみが書かれた領収書を提出していました。
離れた事務所で働く事務員で、信頼して合計金額のみでも経費として処理していたのですが、
先日、合計金額の書かれた明細書に手書きで書かれた商品名と、合計金額に違和感がありましたので
購入店に連絡し、確認をしたところ、手書きの商品とは全く違う商品を購入していた事がわかりました。

そこで、入社してから今までの経費のレシートを改めて確認してみましたところ、
約2年間、毎月1枚くらいのレシートで同じような事を行っていました。
こちらも、信頼してきちんと調べておらず、不正を何度も見過ごしてしまい痛恨の極みです。

わかる範囲で発覚したレシートが29枚あり、始末書を書いて提出をする様に通達しました。
お菓子や家庭用食材、子供服など色々なものを経費として請求していたのですが、
この中で、お菓子についての意見が衝突したので、教えて頂きたいのですが、
以前、従業員のいる現場の職員全員の食べる分のお菓子なら会社の経費として良い、と話しておりました。
しかし、現場の作業員や、社長にこの事を確認したところ、お菓子は食べていない、と言っていて、
矛盾が起きているのですが、本人はみんな食べている、私だけが食べていたわけじゃない…と言っています。

遠く離れた現場のことで、実際にどうしていたのかが自分では判断が難しいのですが、
もしも、社長の言った通り、従業員全員分の物を買っていると言いながら自分一人で食べていた場合、
少額のお菓子であっても、その他の家庭用食材や子供服などと同じように咎められるのでしょうか?

初めての事例ですので対処の方法がわからず、
相手からも強く言い返されているので何が良くて何が駄目なのかが判断が難しくなってしまっています。
ご教授のほど、よろしくお願い致します。

振興さん  東京都  建築・土木・設計(11~30人)  回答数:3件 カテゴリ:福利厚生
A

職場で配布する菓子

可児 俊信 /株式会社ベネフィット・ワン ヒューマン・キャピタル研究所 所長 千葉商科大学会計大学院 教授

職場のみんなで食べる菓子であれば、福利厚生費扱いは可能です。福利厚生費となるには、職場のぜんいが公平に食べられる状況であることが必要です。結果として食べていない人がいるのはかまいません。
最初から一部の人にしか配られていないなら菓子代は給与扱いです。ではどの位の範囲なら良いかというと、社員旅行の場合は、50パーセント以上です。
今後は総務の方に菓子を渡して、その方が配るルールにしてはいかがでしょう
投稿日:2019/07/03 14:42
可児 様
早速のご回答、ありがとうございました。

今事務員がいる現場は一人での作業なので、
今後複数人での作業がある場合には
公平に食べられる状況であるように、
最初からルールをきちんと決めておきたいと思います。

ご教授ありがとうございました。
参考にさせて頂きます。
投稿日:2019/07/08 09:37
A

懲戒

増沢 隆太 /人事・経営コンサルタント

2つの問題を分けて対応する必要があります。実際の詳細はわかりませんので、提示情報のみでの意見です。
1つめは領収書改ざんあるいは偽造という詐欺行為について。通常は言い訳など通らない重大な不正行為であって、厳しい懲戒規定があるはずです。ただそれを見逃した会社の管理責任もあり、一方的な責任追及はできないでしょう。だからといって本人が開き直れるような安易な行為ではありません。
2つめはお菓子を誰が、どのように食べたのか。これについては使途を会社が公認していたのであれば、普段からよほど克明な記録を残していない限りあまり追求はできないかも知れません。しかし公平感の点からも、このような嗜好品(身体的にお菓子が食べられない人・業務上食べる機会に不在な人はいないでしょうか?)への支給などは会社として判断すべき問題です。

>相手が強く言う
普通では考えられない開き直りですので、不正行為の追求を先に行うべきかと思います。
投稿日:2019/07/03 15:13
増沢 様
早速のご回答、ありがとうございました。

長い間、気が付けずに繰り返し詐欺行為を許してしまったのは、
誠に遺憾であります。また、上司としては穏便に事を済ませたいようで、
その事に対しても歯痒い気持ちです。。
一先ず、労務士の方に相談をして、話を進めていく事になりましたので、
不正行為を許さない気持ちを強く持って向かっていこうと思います。

ご教授ありがとうございました。
参考にさせて頂きます。
投稿日:2019/07/08 09:39
A

お答えいたします

服部 康一 /オフィス代表

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、品目内容や金額の多少にかかわらず会社が認めていない内容で処理されていた場合は当然ながら処分対象になるものといえます。

仮にお菓子を社員が自分一人で食べたケースが少しでもあったとすれば、これ程悪質な処理を繰り返していたにもかかわらずその事だけで強く反論されるというのは一種逆切れの感がございますし、そもそも一連の不正処理に関する反省を本当にされているのか疑問を禁じえません。

勿論、事実確認はきちんとしなければなりませんが、不正という事実がある以上当人に対しては毅然とした態度を取り悔い改めるよう求められるべきといえます。
投稿日:2019/07/03 18:08
服部 様
早速のご回答、ありがとうございました。

力強いお言葉、ありがとうございます。
本人用として買ったとしか思えない物もありますし、
バレンタインチョコを買って渡したりと質の悪い行為もしておりました。
自分に都合の悪いことは何も言わず、グレーな部分を言い返されていました。
不正は不正なのですから、相手に屈せず、
毅然とした態度で立ち向かっていきたいと思います。

ご教授ありがとうございました。
参考にさせて頂きます。
投稿日:2019/07/08 09:40
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